Entrada 1: Etapas del proceso administrativo

PROCESO ADMINISTRATIVO

LA ADMINISTRACION  

La palabra administración hace referencia a la  la acción de coordinar para lograr objetivos a través de diferentes colaboradores y con el mínimo de recursos posibles, por lo que es indispensable para cualquier organización si desea ser competitiva.

La administración es el proceso de coordinación de recursos para obtener la máxima productividad, calidad, eficacia, eficiencia y competitividad en el logro de los objetivos de una organización (Munch L., 2010).

Cumpliendo algunas características mostradas en la figura 1, como universalidad, es decir, es aplicable en cualquier tipo de organización, valor instrumental, pues se aplica para cumplir un objetivo claro por lo que es utilizada como herramienta para lograrlo, especificidad quiere decir que esta encaminada a lograr un único objetivo, multidisciplinar, porque hace uso de diversas ciencia.

Figura 1: Características de la administración

Fuente:  Munch L., 2010

La administración es una parte muy importante e indispensable en las organizaciones sea cual sea el objetivo, para lograrlo de una manera eficiente y eficaz es necesario que exista una administración, dentro del conjunto de la administración existen ciertos procesos que se van realizando de manera ordenada y que van dando paso al siguiente. 

ETAPAS DE LA ADMINISTRACION

El proceso de la administración se divide en dos grandes partes, el de planeación y la fase de ejecución, en una se crean todas las planeaciones de recursos, obligaciones, funciones etc, y en la otra se llevan a cabo cada una de ellas. sin embargo, puede hablarse de 5 etapas totalmente marcadas, planeación, organización, integración, dirección y control, cada una de ellas responde a una pregunta especifica como se muestra en la figura 2.

Figura 2: Fases del proceso de administración

Fuente: Munch L., 2010

HERRAMIENTA TECNOLOGICA PARA UN GERENTE EDUCATIVO

 

Microsoft Project

Es un software de administración de proyectos. ideal para profesionales cuya responsabilidad sea planificación o control de proyectos.

Permite desarrollar, asignar recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.  La aplicación facilita la creación de calendarizaciones de rutas críticas y metodología de eventos cadena. El software permite compartir información con los usuarios y personalizar tablas, filtros, calendarios, visitas entre otras funciones.

Características:

1.       Permite controlar las actividades relacionadas al proyecto, sus tiempos y los usuarios utilizados en el proyecto de manera virtual.

2.       Permite crear paneles que faciliten la interpretación de la información y la profundización dentro de los proyectos.

3.       Se tiene acceso desde el celular y permite ingresar flujos de trabajos sistematizados.

A pesar que la aplicación es de paga, tiene muchas características que facilitan la labor de un gerente educativo. Como por ejemplo permite enlazar Teams y Microsoft Project y esto facilita que los colaboradores puedan cubrir mayor número de tareas en tiempos determinados y cortos. Puedes encontrar más información sobre utilización y pasos haciendo Clic aquí o viendo el sigueinte video.

¿COMO PUEDE AYUDAR MICROSOFT PROJECT A UN GERENTE EDUCATIVO?

Como gerente, se esta a cargo de la planificacion y administración de todos los procesos, pero claramente todo es realizado por diferentes personas segun sus responsabilidades, habilidades y cualidades. El gerente puede tener un control de funciones utilizando esta excelente herramienta y ayudarse en los sigueintes puntos:

• Asignacion de funciones para todos sus colaboradores.
• Control del tiempo de ejecución para cada tarea.
• Administración de recursos de una manera eficiente.
• Contar con un cornograma claro y comprensible para cada uno de los involucrados.
• Compartir la edición del cronograma, para hacerlo de una manera colaborativa con otros colegas.

En el ambito de la educación, se puede utilizar para asignar responsabilidades de todo el personal, durante el año, asi mismo para administrar pequeños proyectos como una feria de logros, semana civica, elaboracion de murales mensuales etc. 

Para instalar Microsoft Project puede ver los pasos para instalar y disfrutar de todos los beneficios que ofrece.

Referencias

CityIngenieria. (30 octubre 2015). MS PROJECT 2016 - FACIL DE APRENDER EN |                                       ESPAÑOL [Video]. YouTube https://youtu.be/5UWZFcSHdTw

MÜNCH, L. (2010). ADMINISTRACIÓN. Gestión organizacional,enfoques y proceso                                        administrativo. México: PEARSON EDUCACIÓN.

Entrada 4: Corrientes del pensamiento administrativo

 CORRIENTES DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO

Desde el punto de vista administrativo no podemos pensar en una única forma de realizar las cosas, hay diferentes tipos de instituciones donde un pensamiento puede se aplicado y en otros no, en algunos casos se requiere combinar diferentes pensamientos.

Es importante tener claro, que todo proceso administrativo requiere una acción, evaluación y mejora continua, por esa razón, consideramos que todo proceso administrativo se deriva de un proceso científico.

Lourdes, (2010), menciona que Frederick Winslow Taylor (1856-1915) es el padre de la administración científica, estableciendo reglas, leyes y principios bien definidos, buscando métodos que científicamente mejoren el desempeño, tiempos y movimientos.

Siendo algunos de los principales aportes:

 

 

Figura 01: Principales Aportaciones de la administración científica

 

 

Es importante reflexionar que el método científico siempre requiere de elementos comprobatorios generalmente valores numéricos, también podemos mencionar, que estos deben reproducirse independientemente el experimento, estableciendo leyes innegables, reglas y principios, siendo esto de gran aplicación en los procesos productivos que pueden medirse desde diferentes perspectivas de las cuales podemos mencionar la optimización de costos, mano de obre y tiempos requeridos.  Siendo todos los aspectos anteriores elementos que pueden medirse y estudiarse en diferentes empresas, este método describe ciertos elementos que hoy aceptamos como leyes, uno de ellos es el hecho de que el personal es parte fundamental de todo proceso de producción, siendo los incentivos y las capacitaciones elementos básico que ayudan a mejorar el rendimiento del personal, otro aspecto importante, es la definición de estándares tanto en la gestión y la producción logran definir elementos que nos ayudan a medir la gestión administrativa basado en resultados.

Aunque podríamos mencionar muchos elementos y aportaciones de la administración científica, podemos concluir que cualquier pensamiento, siempre tendrá una base científica para poder ser aceptado como algo que puede ser aplicado.

HERRAMIENTA TECNOLÓGICA PARA UN GERENTE EFICIENTE

GOOGLE FORM

Como gerente educativo en ocasiones sera necesario realizar encuestas, evaluaciones o algún estudio de mercado, ya sea para medir conocimiento o satisfacción de algún producto en general, esta herramienta es una de la mas sencilla de utilizar y brindará la información necesaria. 

Con análisis estadísticos incorporados.

Ventajas de Google Forms: 

De acuerdo con Melo (2021), Google Forms posee muchas ventajas en comparación con otras plataformas de encuestas del medio educativo, a continuación se enlistan las ventajas:

• Es una herramienta gratis, a través de Internet, que permite recopilar información de forma fácil y eficiente

• Con los formularios de Google puedes crear en minutos encuestas y formularios para dar una clase, una charla o para preguntar y aceptar sugerencias de clientes y/o colaboradores.

• Los formularios se integran con las hojas de cálculo de Google lo que permite acceder a una vista de hoja de cálculo de los datos recopilados que facilita el análisis.

• La configuración general de los formularios o encuestas permite recopilar las direcciones de correo que recibirán el formulario, limitar las respuestas, a quienes respondan puedan ver gráficos de resumen y una barra de progreso, etc.

• Esta herramienta nos permite ver cómo quedará la encuesta antes de enviarla a los destinatarios.

• Puede enviar el formulario por correo electrónico, integrarlo en una página web o enviar el enlace vía redes sociales o cualquier otro medio.

• Los formularios de Google permiten preguntas y respuestas ilimitadas sin ningún costo.

Para mayor información sobre la utilización de la herramienta Google Forms, observa el vídeo tutorial a continuación: 

Cada gerente educativo debe garantizar que la comunicación se genere de manera clara y que permita obtener opiniones de toda la comunidad educativa, es por esa razón que la herramienta Google Forms es útil para encuestar a grupos numerosos o para mostrar alternativas o sugerencias de manera anónima siempre teniendo en cuenta que los datos pueden ser tabulados de manera sencilla y con rapidez. 

Bibliografía: 

Melo. (2021), Ventajas y desventajas de los formularios de Google. DataScope. https://datascope.io/es/blog/ventajas-y-desventajas-de-formularios-google/#:~:text=Ventajas%20de%20usar%20formularios%20de,tus%20clientes%20y%2Fo%20colaboradores

.          Munch, Lourdes. (2010) . Administracion Gestion Organizacional, enfoques y procesos administrativos.

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